Merencanakan lokakarya dengan jadwal yang ketat mungkin tampak melelahkan, namun hal ini sepenuhnya dapat dicapai dengan bantuan perencanaan yang matang dan agenda yang terstruktur. Baik tujuan Anda mendidik, menghibur, atau menginspirasi peserta, menyelenggarakan lokakarya adalah tentang berfokus pada kebutuhan audiens dan menyederhanakan proses perencanaan.
Dalam panduan praktis ini, kami akan membahas berbagai cara agar Anda dapat menyelenggarakan acara lokakarya di menit-menit terakhir dalam waktu singkat. Baik Anda memiliki waktu berminggu-minggu atau berhari-hari untuk merencanakan acara Anda, kami akan menunjukkan cara meluncurkan lokakarya berdampak besar yang tidak akan dilupakan oleh peserta Anda.
Bagaimana Menyelenggarakan Acara Lokakarya dalam Waktu Singkat
Menyelenggarakan lokakarya di menit-menit terakhir tidak harus terasa terburu-buru atau setengah matang. Inilah cara Anda menyelenggarakan acara yang meninggalkan kesan mendalam.
1. Tentukan pengaturan bengkel Anda
Sebelum mendalami aspek-aspek seperti kampanye pemasaran dan formulir pendaftaran, pertama-tama penting untuk menentukan keseluruhan tampilan dan penyiapan lokakarya Anda yang akan datang. Misalnya, Anda dapat mencoba menemukan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut:
- Apakah lokakarya saya dilakukan secara langsung atau virtual?
- Siapa target audiens saya?
- Apakah saya akan menyediakan makanan dan minuman?
- Apa yang saya ingin peserta saya pelajari dari acara tersebut?
Dengan memahami jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut, Anda dapat memiliki gagasan yang lebih baik tentang tujuan spesifik yang ingin Anda capai dan menemukan cara untuk mencapainya dengan lebih baik.
2. Amankan tempatnya
Sekarang setelah Anda memiliki gagasan spesifik tentang pengaturan lokakarya Anda, sekarang saatnya mencari dan mengamankan tempat sedini mungkin. Karena sebagian besar tempat memerlukan waktu luang tertentu, yang terbaik adalah mulai mencari kemungkinan lokasi terlebih dahulu dan mulai menghubungi tempat tersebut sedini mungkin.
Saat mencari tempat, sebaiknya pertimbangkan aspek seperti jumlah kursi yang tersedia, akses internet, dan pilihan katering jika Anda berpikir untuk menyajikan makanan.
3. Konfirmasikan daftar pembicara Anda
Selain lokasi Anda, penting juga untuk mulai menghubungi dan mengamankan calon penyelenggara/pengaturan hiburan untuk lokakarya Anda. Saat melakukan hal ini, yang terbaik adalah mulai memesan susunan pembicara Anda sedini mungkin sehingga memiliki cukup waktu untuk merumuskan kemungkinan diskusi panel bersama dengan kegiatan lokakarya lainnya.
Mengonfirmasi daftar pembicara sejak dini juga dapat membantu Anda mempromosikan acara dengan lebih baik, karena Anda memiliki lebih banyak waktu untuk menyertakan mereka dalam materi pemasaran Anda.
4. Mempermudah proses pendaftaran
Setelah semuanya siap dan siap, saatnya mulai menarik tamu untuk mendaftar ke acara Anda. Untuk menjamin keberhasilan partisipasi dan pendaftar awal, sebaiknya jaga proses pendaftaran Anda tetap sederhana dan nyaman bagi peserta yang berminat.
Anda dapat mencapainya dengan bantuan Alat Pemasaran Acara Lengkap yang praktis, yang dapat Anda gunakan untuk membuat halaman arahan acara, formulir pendaftaran, dan bantuan melacak peserta.
5. Promosikan bengkel Anda
Mempromosikan bengkel Anda dengan sukses adalah tentang memanfaatkan saluran pemasaran yang berbeda untuk keuntungan Anda. Baik itu dengan memposting materi pemasaran di media sosial, kampanye email, atau memasang poster fisik, merancang brosur acara mendatang jauh lebih mudah dengan bantuan alat desain online seperti PosterMyWall.
6. Tindak lanjut setelah acara
Untuk mengungkapkan rasa terima kasih Anda dan menarik peserta agar berpartisipasi dalam acara mendatang, mengirimkan tindak lanjut pasca acara adalah praktik yang baik untuk dipertimbangkan. Saat melakukannya, yang terbaik adalah mengirimkan tindak lanjut segera setelah acara, memastikan bahwa setiap tindak lanjut dipersonalisasi dan berisi ajakan bertindak yang kuat.
Misalnya, Anda dapat meminta masukan jujur dari peserta, meminta mereka untuk mengikuti Anda di akun media sosial Anda, atau menawarkan voucher diskon untuk acara lokakarya Anda berikutnya.
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk merencanakan acara lokakarya?
Penyelenggaraan lokakarya dapat memakan waktu antara 1 hingga 8 minggu. Semakin besar lokakarya, semakin banyak waktu yang Anda perlukan untuk mengatur dan merencanakan acara. Kabar baiknya? Ada berbagai strategi dan alat yang dapat Anda manfaatkan untuk memastikan lokakarya Anda sukses. Dengan memanfaatkan platform perencanaan acara seperti PosterMyWall, Anda dapat meluncurkan lokakarya dengan sukses meskipun dengan anggaran, waktu, dan tenaga yang terbatas.
Apa sajakah cara-cara di saat-saat terakhir untuk mempromosikan lokakarya?
Salah satu cara paling sederhana dan efektif untuk mempromosikan lokakarya di saat-saat terakhir adalah dengan memanfaatkan alat desain online seperti PosterMyWall. Daripada mempekerjakan tim kreatif pemasaran, desainer, dan manajer media sosial, Anda cukup membuat dan mendesain materi pemasaran Anda sendiri menggunakan templat siap pakai yang dapat langsung diposting di berbagai saluran pemasaran.
Bagaimana saya bisa membuat lebih banyak orang mendaftar ke bengkel saya?
Untuk menarik lebih banyak orang menghadiri lokakarya Anda, pastikan proses pendaftarannya sederhana dan nyaman dengan membuat halaman arahan acara. Di sini, peserta yang tertarik dapat memiliki akses mudah ke semua informasi penting seputar acara Anda, seperti tanggal, lokasi, dan formulir pendaftaran untuk proses pendaftaran yang lancar.
Siap Meluncurkan Lokakarya Anda?
Bahkan dengan waktu, sumber daya, dan tenaga yang terbatas, Anda dapat menyelenggarakan lokakarya sukses yang menawarkan nilai jangka panjang bagi peserta Anda. Dengan menentukan tujuan Anda, menyusun agenda yang menarik, dan menyediakan konten yang menarik, Anda dapat mulai membuat perencanaan seperti seorang profesional untuk menyukseskan lokakarya mendatang Anda.